我們如何讓公司在疫情期間高效協同辦公
來源: | 作者:joya | 發布時間: 2020-02-16 | 1005 次瀏覽 | 分享到:
盡管人員分散不整,條件參差不齊,我們仍保持了高效的運轉,某些項目的效率甚至不降反升。常年的國際業務讓我們習慣于跨地域、跨行業、跨時區的多團隊協同作戰,設計方法論則為我們提供了更清晰的實施方案。

                                                 

我們如何讓公司在疫情期間高效協同辦公

Joya 拙雅設計  2月16日



我是拙雅設計創始人。

過去兩周,盡管人員分散不整,條件參差不齊,我們仍保持了高效的運轉,某些項目的效率甚至不降反升。常年的國際業務讓我們習慣于跨地域、跨行業、跨時區的多團隊協同
作戰,設計方法論則為我們提供了更清晰的實施方案。


我們分享提升協同辦公效率的三個方法:

1、利益相關者地圖:設計協同辦公者之間的互動關系

2、服務藍圖:包含橫向的用戶體驗服務過程和縱向的內外部協作流程

3、系統地圖:清晰反映每個協同任務的執行路徑及目





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工具一:利益相關者地圖
Stakeholder Map

首先,我們用利益相關者地圖來繪制協同辦公中不同利益相關者間的互動狀況。




在利益相關者地圖中,越關鍵的用戶越靠近層疊的核心,然后依據關系緊密程度逐步往外擴展。高效辦公的核心是員工的主動反饋和互相協作,管理層和支持層通過制度
和工具共同完成效率辦公。

 
概念釋義:

利益相關者是指組織外部環境中受組織決策和行動影響的任何相關者,可以按照和服務的聯系緊密程度分為核心利益相關者、直接利益相關者和間接利益相關者。不同的
利益相關者之間,通過箭頭和圖示的方式,表明了他們之間的互動狀況。

利益相關者地圖能幫助我們站在更加宏觀的角度思考所有利益關系者所帶來的影響,而不僅僅著眼于服務接收者和服務提供者本身。




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工具二:服務藍圖
Service Blueprint

我們將一天的工作過程用“服務藍圖”可視化地呈現出來。服務藍圖強調內外部共同協作優化服務,并將每個層級的工作進行細化。


員工通過早會明確自己的工作任務及交付時間,這需要前臺的管理層組織會議,而組織會議需要后臺釘釘系統的支持。員工只需和前臺的人員進行互動,而企業則通過前
后臺的分工協作實現高效率辦公管理。


概念釋義:

服務藍圖不僅包括橫向的顧客體驗服務過程,還包括縱向的內外部協作;

1.服務藍圖有助于企業對復雜的服務系統進行梳理和拆解,明確服務職責;

2.有助于企業建立完善的服務體系,針對性地開展員工培訓工作;

3.有助于理解各部門的角色和作用,更好地合作;



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工具三:系統地圖
System Map

系統地圖可以清晰地反饋每個執行路徑及目的。我們搭建了線上協同編輯系統實現高效率辦公。


早會時通過系統發出任務,明確人員配置以及時間節點。當執行人員完成對應文件時,管理人員將組織會議進行評審。在夕會時及時更新任務清單,最后反饋到協同編輯
系統中。
通過協同編輯系統,企業管理層和決策層可以及時查看任務的執行情況和反饋情況,將迭代時間明確到每日更新。





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服務設計是什么

服務設計=以用戶為中心+追蹤體驗流程+所有接觸點+打造完美的用戶體驗。


服務設計的原則


概念釋義:

服務設計是一種新的思維方式,為人們創造和改善服務的體驗。它強調通過共同創造讓服務變得更加有用、可用、高效、有效和被需要。服務設計是一個全新的、整體性
的、多學科交融的綜合領域。





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服務設計能為我們做什么

服務遍布生活的每一個角落。服務設計能為企業帶來:

服務設計提供了更為全局的系統思考
服務設計使各利益相關者更高效地完成服務流程
服務設計提供了直觀可視化的數據
可以有效地提升品牌和企業的整體形象
幫助企業提高服務效率從而節約成本




結束語

在這個系列的文章中,我們跟大家分享了:如何使用服務設計的方法來幫助疫情期間“平安返程”、“安全上班”和“高效辦公”。希望大家能夠更直觀的理解什么是
服務設計,也希望設計思維可以在我們身邊得到更廣泛的應用!


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